Informationen nach Art. 13, 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Anmeldung zu Veranstaltungen von ForDaySec
Hinweis: Die Anmeldeformulare können auch ohne die Nutzung eines Microsoft-Kontos ausgefüllt werden.
1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Universität Passau
Die Universität ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und wird durch den Präsidenten vertreten.
Innstraße 41
94032 Passau
Bayerischer Forschungsverbund ForDaySec
Geschäftsstelle ForDaySec
c/o Lehrstuhl Katzenbeisser
Telefon: + 49 851/509-6403
E-Mail: fordaysec@uni-passau.de
2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
actago GmbH
Weidenstraße 66
94405 Landau a.d.Isar
Telefon: +49 9951 99990-500
E-Mail: datenschutz@uni-passau.de
3. Zwecke der Datenverarbeitung
3.1 Anmeldung und Durchführung der Veranstaltung
Zweck der Datenverarbeitung ist die Durchführung und Bestätigung der Anmeldung sowie die organisatorische Abwicklung der Veranstaltung.
3.2 Anfertigung und Verwendung von Foto-, Video- und Tonaufnahmen
Im Rahmen der Veranstaltung können zudem Foto-, Video- und Tonaufnahmen angefertigt werden. Diese dienen der Berichterstattung über die Veranstaltung (Öffentlichkeitsarbeit) und können auf den Webseiten und in Pressemitteilungen der Universität Passau und ForDaySec sowie auf der LinkedIn-Seite von ForDaySec veröffentlicht werden.
4. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
4.1 Anmeldung und Durchführung der Veranstaltung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Anmeldung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung erfolgt zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG sowie den einschlägigen Vorschriften des BayHIG. Für darüberhinausgehende, freiwillige Angaben – soweit sie nicht zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist – erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO. Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Begründung, Durchführung oder Abwicklung vertraglicher Beziehungen erfolgt, stützt sich diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
4.2 Anfertigung und Verwendung von Foto-, Video- und Tonaufnahmen
Für Fotoaufnahmen, die den Charakter der Veranstaltung wiedergeben und bei denen die Veranstaltung als solche im Vordergrund steht (insbesondere Überblicks- und Stimmungsaufnahmen), erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG sowie den einschlägigen Vorschriften des BayHIG. Für darüberhinausgehende Foto- als auch Video- und Tonaufnahmen, insbesondere solche mit Fokus auf einzelne Personen oder Personengruppen sowie während der Vorträge, werden im Einzelfall Einwilligungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO eingeholt.
5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Empfänger der im Rahmen der Veranstaltungsanmeldung verarbeiteten personenbezogenen Daten sind – soweit jeweils erforderlich – die Geschäftsstelle ForDaySec als mit der Durchführung und Abwicklung der Anmeldung beauftragte Stelle, die zuständigen Organisationseinheiten der Universität Passau sowie von der Universität Passau beauftragte Dienstleister, die als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig werden (z.B. Microsoft).
Empfänger von Foto-, Video- und Tonaufnahmen sind je nach Veröffentlichungsweg die Öffentlichkeit, Medien-/Presseorgane, ggf. Betreiber von Online-Plattformen.
6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation
Soweit im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit Foto-, Video- und Tonaufnahmen veröffentlicht werden, können diese weltweit abrufbar sein. Sofern Dienstleister eingesetzt werden (z.B. Microsoft) oder Inhalte über Online-Plattformen bereitgestellt werden, kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer (z.B. in die USA) kommen. In diesen Fällen erfolgt die Übermittlung – soweit erforderlich – auf Grundlage der nach der DSGVO vorgesehenen Garantien, insbesondere Angemessenheitsbeschlüssen bzw. Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO).
7. Löschfristen der Daten, bzw. die Kriterien für die Festlegung der Löschfristen
7.1. Anmeldung und Durchführung der Veranstaltung
Die personenbezogenen Daten werden regelmäßig gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Anmeldung und Durchführung der Veranstaltung verarbeitet werden, werden grundsätzlich nach Abschluss der Veranstaltung gelöscht. Abweichend hiervon können einzelne Angaben aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten für einen längeren Zeitraum gespeichert werden (z.B. steuerrelevante Unterlagen für bis zu zehn Jahre). Personenbezogene Daten, die auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, werden gelöscht, sobald die Einwilligung widerrufen oder der Zweck der Verarbeitung entfällt.
7.2 Anfertigung und Verwendung von Foto-, Video- und Tonaufnahmen
Foto-, Video- und Tonaufnahmen werden gelöscht, sobald sie für die Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit nicht mehr erforderlich sind. Sofern die Verarbeitung der Foto-, Video- und Tonaufnahmen auf einer Einwilligung beruht, werden die Aufnahmen bei Widerruf der Einwilligung gelöscht und, soweit es dem Verantwortlichem möglich ist, von den jeweiligen Veröffentlichungsplattformen entfernt.
8. Informationen zu Betroffenenrechten
Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
- Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
- Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
- Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
- Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
- Wenn Sie in die Datenerhebung durch den oben genannten Verantwortlichen durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung, wird durch diesen nicht berührt.
Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die Universität Passau, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Hinweis: Zur Verifizierung Ihrer Identität kann es erforderlich sein, dass zusätzliche Informationen angefordert werden.
Ferner besteht gem. Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz:
Prof. Dr. Thomas Petri, Postfach 22 12 19, 80502 München
Telefon: +49 89 212672-0 oder E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
9. Widerrufsrecht bei Einwilligung
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Bitte richten Sie Ihren Widerruf unter Angabe des betroffenen Vorgangs an: Florian Rummler, florian.rummler@uni-passau.de.
10. Besondere Hinweise zur Veröffentlichung von Fotoaufnahmen im Internet
Eine Nutzung von personenbezogenen Daten und Bildnissen wie Fotos oder Filmaufnahmen durch eine Veröffentlichung auf der Internetseite des Verantwortlichen ist gem. § 22 Kunsturhebergesetz in der Regel nur mit Einwilligung des Betroffenen zulässig. Falls Sie mit einer derartigen Nutzung einverstanden sind, können Sie hierzu Ihre Einwilligung erklären. Durch die beabsichtigte Verwendung auf der Internetseite des Verantwortlichen besteht die Möglichkeit des weltweiten Zugriffs auf die Bildnisse bzw. des Abrufs der eingestellten Daten und Bildnisse, auch aus Ländern, in denen kein oder kein hinreichender Datenschutzstandard besteht. Die verantwortliche Stelle kann deshalb weder die Zugriffe auf diese Daten über das Internet noch die Nutzung dieser Daten beeinflussen und insoweit auch keine Gewähr für die Beachtung des Datenschutzes übernehmen. Mit geeigneten Suchmaschinen können personenbezogene Daten im Internet aufgefunden und die auf Bildnissen dargestellten Personen u.U. auch identifiziert werden. Dadurch besteht auch die Möglichkeit, durch Zusammenführung dieser Daten und Informationen mit anderen im Internet vorhandenen Daten Persönlichkeitsprofile zu bilden und zusätzliche Nutzungsmöglichkeiten, z.B. für Zwecke der Werbung, zu erschließen. Aufgrund der Möglichkeiten des weltweiten Abrufs und Speicherung der Daten durch andere Stellen oder Personen kann im Falle eines Widerrufs der Einwilligung und trotz Entfernung Ihrer Daten und Bildnisse von unserer Internetseite eine weitere Nutzung durch andere Stellen oder Personen oder ein Auffinden über Archivfunktionen von Suchmaschinen nicht ausgeschlossen werden.
11. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, erfolgt die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten auf freiwilliger Basis. Soweit die Verarbeitung auf einer anderen rechtlichen Grundlage ergibt sich die Verpflichtung zur Bereitstellung der erforderlichen personenbezogenen Daten aus den oben genannten Rechtsgrundlagen. Ohne die Bereitstellung kann eine ordnungsgemäße Anmeldung und somit die Teilnahme an der Veranstaltung gegebenenfalls nicht bzw. nur eingeschränkt gewährleistet werden.